UTBILDNINGSPROGRAM

Organisationer kan eliminera onödigt arbete och minimera arbete med lågt värde. Ändå kan de fortfarande misslyckas om deras processer missriktas, dvs kopplas bort från företagets strategiska/kritiska mål.

En effektiv process är av tveksamt värde om den är den ej är tydligt kopplad till organisationens strategiska ambitioner. Vår metod kopplar individuella mål och projektmål tätt samman med de strategiska. Vi ser till att både processer, funktioner och människor strävar i rätt riktning.

Processledare stöter ofta på implementeringsproblem eftersom de följer drömmarnas strategi: ”Bygg en intelligent process så kommer det att hända”. När den här typen av önsketänkande råder, antar processledarna att alla kommer att köpa förändringarna bara för att de låter vettiga.

Men det händer sällan. Människor arbetar inte automatiskt enligt en ny process, även om den är briljant utformad.

Vår utbildning utrustar deltagarna för att hantera motstånd mot förändringar som kan vara lika viktigt att ta itu med som tekniska aspekter. Faktum är att hur väl beteendemässiga problem hanteras kan vara skillnaden mellan framgång och misslyckande vid processförbättring.

Vi definierar en process som en serie sammankopplade aktiviteter som tillsammans skapar värde för kunden. Det viktigaste ordet här är kund.

Vi tror att huvudansvaret – det övergripande uppdraget – för ledare är att se till att organisationen skapar värde för kunderna. För att uppnå detta på lång sikt måste ledningen uthålligt arbeta med processförbättring. Det är nödvändigt eftersom kunder betjänas genom processer. Och de bästa möjligheterna till ökad prestation vad gäller kundvärde ligger ofta i gränssnitten mellan avdelningar som arbetar med samma process. Dessa luckor – de vita ytorna – är där stafettpinnen lämnas över från en funktion till en annan. Det är här som saker så ofta fastnar, strulas till eller går förlorade helt.

Vårt utbildningsprogram förklarar hur ökat kundvärde kan skapas genom att eliminera bristande hantering vid tvärfunktionella överlämningar som ofta leder till förseningar, dålig kvalitet samt försämrad motivation.

Metoden är enkel, inte överkonstruerad. Allt passar väl ihop. Varje steg följer på ett naturligt sätt nästa. Vi har utformat ”processen” att förbättra en process genom att göra det enkelt att lära sig och genomföra.

Vi lär beslutsfattare och arbetsgrupper hur man kan förbättra en verksamhets alla tre prestationsnivåer:

• Organisationsnivån (där strategin fastställs)
• Processnivån (där arbetsflöden effektiviseras)
• Medarbetar / teamnivå (där individer/team gör jobbet)

Typiska förbättringsprogram fokuserar ofta bara på en prestationsnivå. Som ett resultat optimerar dessa ansträngningar inte de totala resultaten. I själva verket kan ”en-nivå-initiativ” göra mer skada än nytta genom att skapa oavsiktliga, negativa biverkningar på övriga nivåer.

Genombrott inträffar när ledare adresserar alla tre prestationsnivåerna och hanterar hela systemet, inte bara ”duttar” med några av dess delar.

Varje deltagare i våra utbildningsprogram får åtkomst till en verktygslåda för workshops och dokumentation av ett processförbättringsarbete från början till slut. Mallarna och verktygen visar hur resultaten av ett processförbättringsprojekt ska se ut, vem som ska skapa dem, hur man skapar dem och i vilken ordning. Den omfattande digitala verktygslådan och insiktsfulla exempel hjälper team att snabbt lära sig detta intuitiva, sammanhängande tillvägagångssätt för processanalys, design och implementering.

De tre prestationsnivåerna utgör en dimension av ramverket. Den andra dimensionen – Prestationsbehov – består av tre faktorer som avgör effektiviteten på varje nivå: mål, design och ständig förbättring

På varje nivå bör finnas:

• Tydliga, länkade mål som säkerställer framgång
• Robust design som maximerar kundvärde och effektivitet
• Bra ledningssystem som möjliggör ständig förbättring

Tillsammans bildar de tre nivåerna och tre dimensionerna en matris med centrala frågeställningar. Denna matris kallar vi för ”niofältaren”.

Många organisationer blir upptagna av mål som kundnöjdhet, kvalitet, ledtid, innovation och medarbetarnas engagemang. Även om dessa mål kan leda till högre prestation på verksamhets-/företagsnivå bör de inte tas som mål i sig själva – förbättringar inom dessa områden översätts inte automatiskt till ekonomiska vinster.

Metoden länkar viktiga nyckeltal för att visa orsak och verkan mellan beslut och ekonomiska resultat. Länkningen gör det möjligt för ledare att hantera hela systemet och slutresultatet.

Akta dig för program. Per definition slutar programmen. Processförbättring, däremot, bör aldrig aldrig ta slut.

Många organisationer misslyckas med att gå från program till processförbättring. Denna metod hjälper företag att bygga system med ledande indikatorer, kompetens och arbetssätt som stimulerar till en kultur för kontinuerliga förbättringar. Vi vet att när denna kultur etableras är det den mest kraftfulla drivkraften för en organisations förmåga att skapa värde och effektivitet.

Ett företag är inte bara en samling människor. Det är också en samling processer. Och i de flesta organisationer har många av dessa processer aldrig medvetet hanterats. De utvecklas bara genom åren. Ingen tog någonsin ansvar för att utforma dem. Och ingen ser till att de presterar som de ska. Chansen är stor att du inte hittar någon person/team som ansvarar för en process. Många människor har sina fingeravtryck på den, men ingen enskild individ/team ansvarar för övergripande processresultat.

Organisationer som följer denna metod tilldelar ansvar för varje tvärfunktionell nyckelprocess till en ”processägare” eller ett ”processforum”. När individer/team hålls ansvariga för vad som händer mellan boxarna i ett organisationsschema tenderar systemprestandan att förbättras, ofta dramatiskt.

Vår utbildning tar utgångspunkt i riktlinjerna som introducerades i bästsäljaren, Improving Performance: ”How to manage the white space”. Detta var den första djupgående boken skriven om teorin bakom processförbättring samt metoder och verktyg för hur du faktiskt gör det. Metoden i boken var så uppskattad av läsarna att författarna Gary Rummler och Alan Brache blev globala förgrundsfigurer vad gäller processförbättring.

Idag finns det mängder med processförbättringsmetoder och tekniker som konkurrerar med varandra. Men i ljuset av dagen är det svårt att hitta mer hållbara, systemomfattande förbättringsverktyg än Rummler-Brache metod. Metoden har utvecklats under åren, men kärnan i konceptet är den samma. Den är stridstestad. Den har den typ av robust hållbarhet som kommer från 1000-tals framgångsexempel runt om i världen.

Konsulter har inte alla svar. Istället lär vi kunder att tillämpa våra metoder med noggrannhet och disciplin så att de kan hitta svar själva. Vår utbildning hjälper organisationer att bli mindre konsultberoende och mer självförsörjande.

Vår arbetsmodell och våra metoder bjuder in till att medarbetarnas kunskap, kompetens och kreativitet tas tillvara.

Genom metodens involverande utvecklingsprocesser får vi ett högt engagemang, ökad arbetsglädje och företagskulturen danas samtidigt på ett positivt sätt.