Kundreferenser

Våra kunder

Våra kunder delar gärna med sig av sina erfarenheter av samarbetet med oss. Kontakta oss så förmedlar vi kontaktuppgifter.

Nedan finner ni exempel på kundcase:

Jernhusen AB

– Förbättring av samverkan mellan olika aktörer på Hagalundsdepån

Hagalunds depå är Sveriges största järnvägsdepå. Där färdigställs och underhålls tåg för flertalet av de operatörer som är verksamma i Sverige. Infrastrukturen ägs av Jernhusen och Trafikverket och på området verkar ett stort antal tågföretag och entreprenörer. Det har varit en stor förändring jämfört med hur det var för ett drygt decennium sedan då all denna verksamhet utfördes av en aktör. En stor utmaning har varit att upprätthålla prestandan i de processer som kräver koordinering och samarbete mellan alla dessa aktörer.

Identifierade behov och uppdrag:

  • Utveckla och implementera en gemensam process för anmälan av infrastrukturfel
  • Utveckla och implementera gemensamma säkerhetsrutiner

Resultat:

John Boldt-Christmas, Jernhusen AB:

– Indigo IPEX konsulter bidrog till att lösa upp två svåra problem genom att använda sin unika förmåga att få olika personliga ståndpunkter att tonas ned och att låta fakta och behov visa på vägen för gemensamma lösningar

I båda fallen har problemet varit att en myndighet och kommersiella företag behövt kunna enas om att samverkan var möjlig.

Genom konsulternas personliga erfarenheter av att utnyttja processen som verktyg och kunskap om hur olika personligheter kan ”kombineras” på ett sätt som skapar förändringsdynamik, har konsulterna bidragit till att åstadkomma lösningar på dessa tidigare ”olösliga” samarbetsproblem.

Region Kronoborg, 
Rättspsykiatriska kliniken

– Organisationsutveckling med kulturskanning.

Rättspsykiatriska Regionkliniken i Kronoberg genomförde under 2016-2017 en omorganisation som innebar att verksamheten strukturerades i olika team och processer för en effektiv och ständigt utvecklande verksamhet.

Identifierade behov och uppdrag:

Uppdraget Indigo IPEX fick var att att få den nya organisationsstrukturen att sätta sig och få den tydlig för samtliga medarbetare. Uppdraget innebar också tydliggöra och bygga en kommunikativ plattform mellan medarbetar, grupper och avdelningar skulle fungera.

Ett program genomfördes i två faser där ledning och stab ingick i den första fasen och medarbetarna i den andra. Under arbetet identifierades samt initierades lösningar på olika utmaningar avseende nya arbetssätt och den nya organisationskulturen. Ledningen ville också skapa en enhetlighet i hur verksamheten förväntades arbeta och utvecklas för kostnadseffektiva processer och flöden. Programmet innehöll bland annat kommunikation, feedback, konflikthantering samt formulering av spelregler och förhållningssätt. För chefer ingick dessutom förändringsledarskap.

Resultat:

Verksamhetsområdeschef: Tina Fogelklou:

– Indigo IPEX gav oss förutsättningar genom att ge oss metoder och förhållningssätt för utvecklande feedback. Vi arbetade fram vår gemensamma värdegrund och beskrev hur vi skulle kommunicera för att ständigt ha ett utvecklande klimat. Vi ser idag  tydliga skillnader och resultat, bla stor minskning avseende sjukfrånvaro, övertid och tvångsåtgärder.

Materialet som skapades under utvecklingsresan finns på varje avdelning och där kan man se, vad gjorde vi, hur gjorde vi, var vi befinner oss nu och hur ska vi ta oss vidare. Vi fick verktyg och metoder för hur vi ska jobba med ständiga förbättringar) -vilket vi använder i det dagliga.

I dag arbetar vi mer processerorienterat. Om inte jag valt att genomföra detta förändringsarbete med hjälp av Indigo Ipex, så hade kliniken inte varit där den är idag och jag hade mest troligt inte varit kvar mer än mitt förordnande på fyra år.

Allmännyttan,

– processorinetering av kommunala fastighetsbolag 

Peter Myrgård har varit uppdragsgivare till Indigo IPEX vid flera tillfällen då det handlat om processorientering av företag inom Sveriges Allmännytta, t ex Stångåstaden och Svenska Bostäder.

Stångåstaden och Svenska bostäder ligger i topp vad gäller Nöjd Kund Index inom fastighetsbranschen i Sverige. Båda företagen har även återkommande topplaceringar i rankningen bland Sveriges mest attraktiva arbetsplatser, om medarbetarna själva får välja. Arbetet med processorientering är en av grundorsakerna bakom dessa framgångar.

processorientering av STÅNGÅSTADEN 

I rollen som utvecklingschef för Stångåstaden fick Peter ansvar för att göra Stångåstaden till ett globalt föredöme. Ansatsen var att processorientera hela verksamheten genom att utveckla strategi, arbetssätt och roller för ett processorienterat arbetssätt. Detta implementerades sedan med stöd av Indigo IPEX och ett brett förbättringsarbete inleddes med utsedda processledare för varje process. En tydlig koppling till företagets affärsplanering var en viktig del av arbetet.

Identifierade behov och uppdrag: 

  • Identifiering och kravställning av samtliga huvud-, stöd och ledningsprocesser med utgångspunkt i framtagen strategi och affärsplan.
  • Anpassning och förenkling av Indigo IPEX standardmetod för processorientering
  • Framtagning av instruktioner, mallar och verktyg för processarbete
  • Utbildning av 10 st interna processledare.
  • Benchmarking med världsledande företag avseende processorientering
  • Kartläggning, utveckling och etablering av samtliga företagets processer i samarbete med interna processledare.
  • Löpande stöd under vidareutveckling och förvaltning 

Exempel på genomförda processförbättringsprojekt: 

  • Nyproduktion – Ny process för nybyggnation som säkerställer att de nybyggda fastigheterna uppfyller strategisk ambition
  • Felanmälan – Ny process som möter krav på effektivitet och responstid
  • Skötselprocessen – Implementerad skötselprocess enligt strategisk ambition 

Resultat:

  • En tydlig koppling mellan strategi, verksamhetsplaner och processförbättring
  • En etablerad struktur och intern kompetens för processförbättringsarbete
    – utvecklade egna processledare och processteam
    – metoder och tillvägagångssätt för att i vardagen arbeta med kartläggning, analys och förbättring
  • Avsevärda effekter i form av förbättrad kundnytta, effektivitet och medarbetarnöjdhet

Vy (tidigare NSB),

– Utveckling av intern kompetens att förbättra processer

Identifierade behov och uppdrag:

Vy hade under 3-4 år arbetat intensivt med förbättring av sina processer inom en division. Arbetet var framgångsrikt men många av problemställningarna var av den karaktären att lösningar måste utvecklas i samarbete med andra divisioner. Därför initierade koncernledningen en långsiktig satsning att på en metod för verksamhetsutveckling samt utbildning av 20 st interna processcoacher.

Uppdrag:

Processutvecklingsmetodiken som Indigo IPEX använder var utgångspunkten och uppdraget gick ut på att stödja koncernens förändringsprogram genom att bygga upp intern kompetens att driva och facilitera förändringsprocesser på olika nivåer. Uppdraget var på tre år och under denna period skulle 20 interna processcoacher utbildas och var och en av dessa fått träna i rollen som processcoach i “skolbänksmiljö” samt fått ändamålsenligt stöd under 2-3 verkliga projekt.

Resultat:

Under de år som gått sedan programmet initierades har koncernens samtliga processer förbättrats.

Processförbättringsinsatserna har bidragit till Vys framgångsrika förbättringsarbete som bland annat resulterat i förbättrad kundnöjdhet och effektivitet. 

Indigo IPEX roll de senaste åren har varit att stödja verksamheten, beslutsfattare och komplettera interna processcoacher under speciellt komplexa och utmanande projekt.

Omdöme från en av beställarna:

”Efter kvalitetssäkring av processerna kunde vi sätta ihop alla processerna i ett kontinuerligt flöde, där hela processen med planerade spårbrott beskrivs från början till slut. När sedan de olika användarna utbildats i den eller de processer där de förväntas delta kunde lösningen rullas ut. Sedan togs lösningen i drift. Alla ansvariga som arbetar med processerna har nu ett unikt system på plats som ger hundraprocentig processefterlevnad. Vi är mycket tillfreds med lösningen. Den har gett NSB (numera Vy) transparens och tydlighet, processefterlevnad och kvalitetssäkring av processerna. Vi har inte längre ont i magen när vi planerar spårbrott – vi vet att följer vi bara våra processer så kommer allt att gå bra.”

Region skåne

– Förbättring av kritiska processer och utveckling av interna förändringsledare

 

IDENTIFIERADE BEHOV OCH UPPDRAG

Bakgrunden till förändringsinitiativet var:

  • att patientflödet ökat dramatiskt
  • en beslutad ombyggnation av sjukhuset
  • minskat antal vårdplatser
  • en ohållbar och konfliktfylld arbetssituation
  • ett behov av att utveckla intern kompetens för att driva förändringsarbete

Uppdraget till Indigo IPEX var att:

  • skapa en gemensam värdegrund samt spelregler för verksamheten.
  • stötta ledningsgruppen i sitt arbete och ”teama” all personal.
  • facilitera utvecklingen av ett antal kritiska processer ex. Akutprocessen, Ambulansprocessen, Rehabprocessen, Vårdplatsprocessen
  • utveckla intern kompetens att driva förbättringsarbetet vidare inom verksamheten
  • erbjuda stöd till interna facilitatorer
  • erbjuda dokumentationsstöd under förändringsarbeten

Konkret har arbetet inneburit att bygga projektorganisation, ansvara för intern information, genomföra temadagar för all personal med återkopplingar från processarbetet samt utbildning i kulturfrågor och löpande stöd till interna facilitatorer.

Resultat:

Verksamhetseffekter:
Tydligt ledarskap och medarbetarskap. Att alla känner till våra mål och att vi jobbar efter dessa och följer upp. Tydligt och effektivt arbetssätt.

Kvalitetsvinster: 
Minskade köer och kortare vistelsetider, färre avbrott, takttider, ökad patientsäkerhet.

Ekonomiska effekter: 
Mindre övertid, färre sjukskrivningar, minskad personalomsättning, mindre/kortare introduktionstid, behov av färre vårdplatser.

 

Koncern inom energisekTorn

– Bygga upp intern kompetens att driva och facilitera förändringsprocesser

 

IDENTIFIERADE BEHOV OCH UPPDRAG

Inom koncernen fanns ett stort antal skillnader mellan olika bolag med avseende på kultur, arbetssätt och fokus. Medarbetarna hade också lågt förtroende för ledningen, lågt engagemang, dåligt kundfokus samt ett internt monopolistiskt synsätt. Vidare fanns det ett behov av att införa ett enhetligt affärssystem.

Processutvecklingsmetodiken som Indigo IPEX använder var utgångspunkten och uppdraget gick ut på att stödja koncernens förändringsprogram genom att bygga upp intern kompetens att driva och facilitera förändringsprocesser på olika nivåer. Uppdraget var på fem år och under denna period skulle 20 interna förändringscoacher utbildas och var och en av dessa fått träna i rollen som förändringscoach i “skolbänksmiljö” samt fått ändamålsenligt stöd under 2-3 verkliga projekt.

Processutvecklingsmetodiken togs in för att genomföra en förändring och att stödja införandet av affärssystemet.
Genomförandet av förändringsprocessen omfattade bland annat:

  • analys och design av de viktigaste koncernprocesserna samt framtagande av underlag för utveckling och implementering av affärssystem
  • analys, design och implementering av ett 30 tal bolagsspecifika processer
  • utbildning av ca 20 interna förändringscoacher
  • löpande stöd till förändringscoacher

Resultat:

Införandet av koncerngemensamma stödprocesser samt ett enhetligt affärssystem har medfört omfattande kostnadsbesparingar.

Processutvecklingsmetodiken och interna förändringscoacher har bidragit till kontinuerlig utveckling, framförallt inom kärnkraftssidan.

Uppdragsgivarens omdöme:

”Uppskattar Indigo IPEX arbetssätt att utveckla vår verksamhet ”från ax till limpa”! D v s att nyttja en metodik/metod som säkerställer att målen och de framtagna åtgärderna drar åt samma håll.

Den djupa och breda delaktigheten i gruppen/företaget var en grundförutsättning för att kunna genomföra förändringen. Indigos arbetssätt lade grunden för att vi lyckades.

Att sätta kulturperspektivet i fokus och i sitt sammanhang bidrog till att vi som grupp/företag utvecklades mer än vad vi själva skulle kunna åstadkomma på egen hand”

 

OSKARSHAMNS KOMMUN

– Förbättring av bemanningsplanering samt processer inom HR och därtill kopplade systemstöd

 

IDENTIFIERADE BEHOV OCH UPPDRAG

Oskarshamns kommun driver ett projekt kring heltid som norm där det framkommit behov av förbättrade processer och processtöd för bemanningsplanering. Parallellt med detta har ett arbete påbörjats med att se över samtliga processer inom HR och därtill kopplat systemstöd då det finns potential att förbättra och effektivisera både processerna och systemstödet.

Det övergripande målet med uppdraget var att definiera en tydlig målbild för ett förbättrat HR-stöd utifrån verksamheternas behov (både HR-verksamheten och ”kunderna”) samt vilka aktiviteter (GAP) som måste genomföras för att nå denna målbild.

Uppdraget omfattar en planeringsfas samt analys, design och implementering/nyttorealisering av 10 processer: Person- och anställningsuppgifter, Inrapportering löneunderlag, Lönebearbetning/Intern kontrollplan, Redovisning, Årsskiftesrutin, Avslutning av anställning, Bemanning utifrån behov, Schemaläggning, Kostnadsanalyser av bemanning samt Systembehörigheter

Planeringsfasen genomfördes genom att Indigo IPEX tillsammans med beställaren organiserade projektet med målet att skapa maximal beslutskraft, kvalitet och genomförandevilja till stöd för de lösningar som successivt kommer att växa fram.

En projektorganisation etablerades som involverar både politiken, kommun- och förvaltningsledningar samt ett stort antal medarbetare med detaljerad kunskap om de krav som ställs. Arbetet har skett i 3 arbetsgrupper med totalt ca 30 medarbetare på alla nivåer från samtliga förvaltningar i kommunen.

För samtliga processer beskrevs och analyserades ett ÄR-läge varefter ett ”BÖR-läge” togs fram utifrån identifierade brister och effektiviseringsmöjligheter samt verksamheternas strategiska och operativa behov.

Utvecklade processer har dokumenterats enligt BPMN 2.0 och synliggjorts i kommunens ledningssystem. Förutom själva detaljerade BÖR-processkartan inkluderades även beskrivna BÖR-lägen, kravspecifikation, informationsbehov i BÖR-process, beskrivningar av enkla lösningar (lågt hängande frukter) samt mer komplexa lösningar, identifierade brister som löses i BÖR samt effektmål/nyttor som uppnås genom implementering av processen. Vidare har kompetens utvecklats internt hos kunden att göra kommande uppdateringar av dessa på egen hand. Användarcentrering har säkerställts genom en bred representation av användare i projektet samt Indigo IPEX förmåga att möta användare genom att visualisera ÄR-läget så som det verkligen är och med det som utgångspunkt etablera kollektiv kunskap och helhetsförståelse i arbetsgrupperna som bas för fortsatta utvecklingsarbetet.

Under arbetets gång har Förändringens fyra rum (Jensen) använts för att skapa ytterligare förståelse för användarnas situation, behov och drivkrafter.

Resultat:

Resultaten av både ÄR och BÖR har förankrats hos politiken, kommunledning samt hos berörda chefer och medarbetare. Kunskapsöverföring av både resultat och metodik har skett löpande till nyckelpersoner hos beställare genom bred involvering av medarbetare och chefer under analys- och designfas samt genom temadagar och utbildningsinsatser. Temadagar och utbildningsinsatser har skett både genom fysiska möten och digitalt med stöd av Teams och e-utbildningsverktyget Nanolearning.

Nyttorealiseringen sker med stöd av interna krafter i två spår, ett systemrelaterat med fokus på upphandling av nytt systemstöd samt ett ”kultur”-spår för implementering av de identifierade lågt hängande frukter, dvs enkla åtgärder som ger stor effekt med liten insats.

TRE KOMMUNER

– Samordning av VA verksamheten i Köpings, Arboga och Kungsörs kommuner

 

IDENTIFIERADE BEHOV OCH UPPDRAG

Indigo IPEX fick uppdraget att i samarbete med Sweco genomföra en förstudie avseende ett fördjupat samarbete/organisation av VA-verksamheten inom tre kommuner, Köping, Arboga och Kungsör. Syftet med uppdraget var att utarbeta en målbild som beskriver en sammanslagen VA-organisation samt att utarbeta ett beslutsunderlag för att kunna ta ställning till/besluta om ett framtida VA-samarbete inom Köping, Arboga och Kungsör.

Arbetet genomfördes i tre huvudsteg; ÄR-läge, BÖR-läge och Slutsatser/Rekommendation.

ÄR- läge – Skapa förståelse för varandras verksamhet och utgångsläget för samverkan:

  • Utveckla och analysera nuläget sett ur inblandade intressenters perspektiv
  • Fastställa avgörande faktorer för en framgångsrik VA-verksamhet samt analysera hur väl respektive kommun motsvarar de avgörande faktorerna
  • Synliggöra möjligheter/hinder till samverkan samt en uppskattning av hur viktig respektive möjlighet/hinder är för var och en av kommunerna.

BÖR-läge – Återge det framtida samarbetet:

  • Med utgångspunkt i avgörande faktorer och vision 2030 identifiera strategin/-erna för en framtida VA-organisation
  • Säkra att strategin klart stödjer förståelsen av: – Verksamhetens uppgift & Mål
  • Skapa ett framtida processrelationsschema som beskriver samspelet mellan de olika huvud- stöd och ledningsprocesserna.
  • Beskriva vad som gör KAK-VA framgångsrik i respektive process, vad som gör att medarbetarna trivs samt vad som ligger till grund för ett lyckat samarbete.
  • Skapa ett framtida funktionsrelationsschema som beskriver funktioner och processer i ett omvärlds/intressent-sammanhang.
  • Gruppera rollerna inom KAK-VA samt definiera resursbehov per funktion.
  • Utveckla förslag till kriterier för val av lokalisering och verksamhetsform
  • Ge förslag till lokalisering och verksamhetsform
  • Beskriva ekonomiska konsekvenser
  • Beskriva risker med ett gemensamt VA samt effekterna av dessa för respektive organisation

Slutsatser och rekommendation:

  • Sammanställa arbetsgruppens förslag till lösning samt fördelar och farhågor
  • Ge rekommendation till fortsatt arbete

Förstudien organiserades med styrgrupp, projektledare (Sweco) och arbetsgrupp. Indigo IPEX anlitades in som externt stöd. Arbetsgruppen bestod av 7 st chefer/nyckelpersoner inom de tekniska och administrativa funktionerna. Projektet inleddes med en intervjurunda med arbetsgrupp och styrgrupp varefter 7 workshops genomfördes.

Resultat:

Ett komplett förslag till framtida organisation av VA-verksamheten i de tre kommunerna samt rekommendation till fortsatt arbete. Resultatet presenterades för styrgruppen av arbetsgrupp och projektledning. Fortsatt arbete pågår med involvering av berörda intressenter enligt rekommendation.

Genomförd förstudie har utvärderats av arbetsgrupp och styrgrupp utifrån 3 påståenden, där samtliga påståenden fick högsta möjliga värdering på en femgradig skala där 0 = ”Avvisar helt” och 5 = ”instämmer helt”.

Påstående 1: ”Upplägg och form för uppdraget har fungerat optimalt” = Instämmer helt
Påstående 2: ”Uppdraget genomfördes på ett bra sätt” = Instämmer helt
Påstående 3: ”Resultatet och kvaliteten på rapporten blev som vi förväntade oss = Instämmer helt

OM OSS | Indigo IPEX AB har över tjugo års erfarenhet av strategi-, ledarskaps- och verksamhetsutveckling inom privat och offentlig sektor.  Vi har ofta varit ett verktyg för kunden att realisera strategier och genomföra förbättringar.

info@indigoipex.se

Tel: + 46 72 944 66 10